Şantiye Dergisi 387. Sayı (Mayıs-Haziran 2021)

40 MAYIS-HAZİRAN 2021 S oğuk bir kış sabahında, üze- rinde dumanı tüten çay bar- dakları ve yanında sıcacık poğaçalar... Şantiyede geçen yıllarımı hatırla- dığımda hemen aklıma bu görüntü ve o günü planladığımız sabah toplantı- larımız gelir... Bu kısa toplantılar hem güne planlı ve yumuşak bir başlangıç yapmamızı sağlar hem de bir şeyleri gözden kaçırmamızı engellerdi. Bu yazımda iletişimi ve ekip çalışmasını geliştiren şantiye sabah toplantıları- nın nasıl daha verimli yapılabileceğini anlatacağım. Şantiye sabah toplantıları, kısa vadeli “Burada ve Şimdi” üzerine odaklanır ve söz konusu toplantı- ların iki amacı vardır: 1. O günün şantiyedeki operasyonel ayrıntılarını gözden geçirmek ve mümkün olduğunca etkili ve ve- rimli bir şekilde yürütülmelerini sağlamak 2. Önümüzdeki birkaç gün içindeki uygulamaya yönelik olası tıkanık- lıkları kısaca değerlendirmek. Toplantılarımızdan sonuç almak istiyorsak öncelikle şu üç konuyu göz önünde bulundurmalıyız. • Kısa tutulmalı • Ağırlıkla acil operasyonel sorunla- ra odaklanmalı • Yapıcı olmalı. Toplantı Süresi Şantiye sabah toplantılarımız ne kadar sürmeli? Genellikle şantiye ekibi çalışma- ya başlamadan hemen önce yapıldı- ğından, olabildiğince kısa olmasında fayda vardır. İdeal süre için 5 ile 20 dakika arası diyebiliriz. Toplantılarınızın düzenli olarak 30 ila 45 dakikadan uzun sürdüğünü fark ederseniz, gündeminizi gözden geçir- menizde fayda var. Bazı konuları aci- liyetine göre o gün içinde yapılacak daha kapsamlı bir toplantıya ya da haftalık planlama toplantılarına ak- tarmalısınız. Uzayan bir sabah toplan- tısı hem istenen verimi sağlamaz hem de uygulamanın başında olması ge- reken arkadaşların zamanlarını boşa harcamalarına neden olur. Toplantı Gündemi Süreden sonra bir diğer önemli konu da toplantının “içeriği”, yani ne- lerin konuşulacağı. Gündemimizi belirlerken aşağıda- ki üç konuyu öncelikle değerlendirme- mizde fayda var. • O günkü operasyonlarınızın sorun- suz çalışması için üzerinde konu- şulması gereken kritik ve öncelikli konular. • Ertesi gün veya daha sonra orta- ya çıkabilecek uygulamaya yöne- lik sorunlar. • Mutlaka amamutlaka bu sorunla- ra yönelik neler yapılabileceği. Bu toplantılarda hiçbir sorunun üzerini çözümsüz kapamayın. O nok- tada hemen çözülemeyecek bir so- runsa kısa bir beyin fırtınası yaparak, bir başka toplantıda üzerinde konu- şulmasına taban olacak küçük eylem planları hazırlayabilirsiniz. Ertelediği- niz, halının altına süpürdüğünüz tüm küçük problemler, zaman içinde karşı- nıza büyümüş halde gelecektir. Stratejik Kararlar Sabah toplantıları orta ya da uzun vadeli konuları veya “stratejik” ola- rak kabul edilebilecek herhangi bir şeyi tartışmak için uygun ortamlar değildir. Bu sorunların, aylık yönetim toplantınız veya diğer karar verme yetkisine sahip yöneticilerin katıldığı toplantılara aktarılması gerekir. Tak- dir edersiniz ki, böyle bir konunun tar- tışılmasına girildiği anda, sonu kolay kolay hesaplayamayacağınız nokta- lara gidebilir. Büyük olasılıkla orada sıkıntıların çözümüne yönelik karar verme yetkisinde kişiler bulunmaya- cağı için, bu uzamalar ciddi zaman ve enerji kaybına neden olacaktır. Örneğin, pencerelerin teslimi ge- ciktiği için işin nasıl yeniden planlana- cağını tartışabilirsiniz. Ancak yeni bir pencere tedarikçisi bulup-bulmama konusuna girilmesi uygun olmayacak- tır. Toplantı, aylık planlama raporları- PERSPEKTİF Cem Kafadar 1inşaat Danışmanlık Kurucusu İnşaat Mühendisi (İTÜ 1982-87) http://cemkafadar.net Şantiye Sabah Toplantılarınızdan Nasıl Daha İyi Verim Alabilirsiniz?