Şantiye Dergisi 387. Sayı (Mayıs-Haziran 2021)

41 MAYIS-HAZİRAN 2021 PERSPEKTİF nın o gün saat 17.00’ye kadar sunul- ması gerektiğine dair bir hatırlatma içerebilir. Ancak raporların formatı, amacı veya etkililiği sabah toplantı- larında tartışılmamalıdır. Bu noktada bir konuyu hatırlat- mak istiyorum. Eğer firmanızda orta veya uzun vadeli sorunların tartışılabi- leceği aylık yönetim toplantısı, bütçe- planlama değerlendirme toplantısı ve benzeri toplantılar yapılmıyorsa, şan- tiye sabah toplantılarını da hiç yap- mayın. Çünkü ucu açık kalan konuları götürebileceğiniz bir ortamınız yoksa, stratejik konularda tıkanırsınız. Bu da sabah bir araya gelmelerinizin verim- liliğini düşürecektir. Toplantı Gündemini Belirlemeye Yönelik İki İpucu 1. Bir hafta boyunca ekibinizi her gün neyin motive ettiğini, yavaş- lattığını veya dengesini bozdu- ğunu inceleyin. Dikkatlerini dağı- tan, kafalarını karıştıran iletişime ve uygulamaya yönelik konuları defterinize not alın. Bu sorunları sabah toplantılarında gündeme dönüştürün. 2. Ekip üyelerinize sorun; her iş gü- nünün başında konuşmaya ihtiyaç duydukları konular hangileri? • Takımarkadaşlarından öğren- mek istedikleri bilgiler neler? • Onlarla hangi noktalarda pay- laşım yapmak istiyorlar? Şantiye Sabah Toplantılarınızın Etkili Olmasını Nasıl Sağlarsınız? Yazımın başında belirttiğim iki ko- nunun dışında (kısa tutun ve “Şimdi ve Burada”ya odaklanın), etkili bir sa- bah toplantısı için yapılması gereken- leri beş maddede özetleyebiliriz. 1. Her sabah aynı saatte başlayın ve hemen hemen aynı sürede bitirin. Kimseyi beklemeyin. Geç katılan- ların, bahane sunmamalarını ve onlar gelinceye kadar konuşulan- ların özetlenerek aktarılmamasını bir kural haline getirin. Toplantıla- rınız önemli konulara odaklandı- ğı sürece, konuşulanları kaçırma- mak için herkes zamanında orada olmak isteyecektir. 2. Katılımcılara bir konferans ver- meyin. Bir konuyu uzun uzun an- latmayın. Basketbol maçlarında- ki molalarda yapılan toplantılara benzetebiliriz bu toplantıları. Bir oyun kurucu, koç ve birkaç kilit takım üyesinin ara sonrasındaki oyuna karar verdiğini hayal edin. Konuları olabildiğince hızlı değer- lendirin. Bunlar, maç videosunun tekrar seyredilip hataların analiz edileceği toplantılar olmamalı. 3. Şantiye ekibinden gelecek öneri ve geribildirimleri iyi yönetin. Odak- lanmak ve toplantınızı ayrılan za- manda tamamlamak için, özellikle ilk günlerde ekibin katılımını aktif bir şekilde yönetmeniz gerekecek- tir. Bazen insanlar konuyu birden bire önceki akşam televizyonda oynayan bir filme ya da futbol maçına getirebilirler. Yine sıkıntılı noktalardan biri de, bu toplantıla- rın ekip üyelerinin birbirlerini şika- yet etmelerine imkan sağlayacak ortamlar olarak düşünülmesidir. Konunun ekseninden sapmasına izin vermeyin. Gerektiği noktalar- da katılımcılara toplantı gündemi- ni hatırlatmakta fayda vardır. Şantiye sabah toplantıları bir mentorlük veya koçluk yapılacak or- tamlar değildir. Ancak farklı ortam- larda çalışanlarınıza fırsat buldukça mentorlük ve koçluk yapmanızı tav- siye ederim. 4. Süreklilik ve düzene önem verin. Toplantıyı yöneten kişi toplantıya hazır girmeli, işi akışına bırakma- malıdır. Aynı şekilde tüm katılım- cıların da orada sorulacak sorula- ra yanıt verebilecek şekilde hazır olması gerekmektedir. Yapılan ha- zırlıklar, işin takibinin de daha ni- telikli bir şekilde yapılmasını sağ- layacaktır. Şunu unutmayın ki, bu toplantılar düzensiz veya sürekli- lik içermeyecek biçimde yapıldı- ğında istenilen sonuç alınamaz. 5. Üç ayda bir toplantıların verim- liliğini ekibinize sorun, onlardan geribildirim alın. Bu bir araya gel- melerin kendilerine yardımcı olup olmadığını öğrenin. Aksayan nok- taları konuşarak çözümleyin ve ya- pılması gereken değişiklikleri hızla hayata geçirin.